I RID e i Magrif svolgono i compiti di seguito indicati, in ausilio anche alle funzioni organizzative proprie dei dirigenti degli uffici e, su richiesta, al Consiglio Giudiziario.
I RID individuano gli obiettivi e curano l’adozione di iniziative indirizzate ad assicurare condizioni di omogeneità del livello di informatizzazione ed innovazione del distretto.
Curano i rapporti con i CISIA e le articolazioni territoriali del Ministero della Giustizia competenti per Distretto.
Trasmettono alla STO (Struttura Tecnica per l’Organizzazione del CSM) i documenti, anche tecnici, utili alla implementazione dell’area informatica del portale di comunicazione.
Ciascun RID indice con i MAGRIF (Magistrati di riferimento degli Uffici) del distretto apposite riunioni periodiche, anche in via telematica. In tali riunioni i Magrif rendono edotti i Rid della specifica situazione dei singoli Uffici giudiziari.
Alle riunioni tra RID e MAGRIF possono essere invitate a partecipare le unità del personale amministrativo individuate come responsabili della innovazione nell’ambito degli uffici. I verbali delle riunioni vengono trasmessi, per quanto di interesse, ai dirigenti degli uffici.
I Magrif devono elaborare, coadiuvati dai RID e di concerto con i dirigenti degli uffici, almeno annualmente, anche in vista della redazione del pianoa di gestione ex art. 37 del decreto legge 6 luglio 2011 n. 98, convertito nella legge 15 luglio 2011 n. 111, nonché per la predisposizione del Documento Organizzativo Generale e del Progetto Organizzativo dell’Ufficio di Procura, un documento contenente le seguenti indicazioni:
- attuazione dei progetti informatici ministeriali;
- iniziative assunte per assicurare la qualità e l’aggiornamento dell’inserimento dei dati;
- risorse fornite per lo svolgimento del loro ruolo;
- analisi delle ricadute che l’automazione ha avuto ed avrà sui modelli organizzativi dell’ufficio e sui supporti con gli altri uffici giudiziari collegati e con il foro;
- progetti di diffusione di buone prassi fra quelle censite dal Consiglio e quelle di nuova realizzazione;
- qualsiasi altro dato ritenuto utile.
Di tale documento tengono conto, nel dettaglio, i dirigenti degli uffici giudiziari nella predisposizione del Documento Organizzativo Generale e nei piani di gestione ex art. 37 l. n. 111/2011, nonché nel Progetto Organizzativo degli uffici requirenti.
I MAGRIF rilevano l’utilizzazione dei programmi informatici non ministeriali nei rispettivi uffici, ne danno comunicazione ai RID che relazionano alla settima Commissione, evidenziando fra l’altro se si tratti di sistemi alternativi a quelli ministeriali ovvero ad essi complementari o sussidiari; ne descrivono la natura e l’utilità.
Il piano di gestione ex art. 37 l. n. 111/2011 ed il Documento Organizzativo Generale di ciascun ufficio del distretto viene trasmesso ai RID, che possono trasmettere in merito ai profili di proprio interesse una nota tecnica al dirigete dell’ufficio.
Il dirigente dell’ufficio giudiziario deve acquisire il parere del MAGRIF su tutte le questioni inerenti la materia dell’informatica giudiziari. Può, altresì, in via preferenziale delegare ai MAGRIF la gestione della distribuzione degli hardware, con espressa indicazione della competenza ad interloquire con il locale CISIA.
I RID curano, all’interno della Commissione flussi, la qualità e la completezza dei dati, anche in occasione della verifica annuale da parte di Consigli Giudiziari del raggiungimento degli obiettivi del programma di gestione.
I RID, coadiuvati dai Magrif, d’intesa con i dirigenti degli uffici giudiziari, i funzionari statistici ed i locali CISIA, promuovono l’adozione di criteri omogenei per l’imputazione dei dati nei registri e promuovono una verifica periodica della corretta tenuta dei registri informatici e delle banche dati. Sui risultati della verifica i RID relazionano tempestivamente ai dirigenti degli uffici qualora vengano rilevate criticità che incidano sulla qualità dei dati informatici e statistici, indicando rimedi soluzioni da adottare.
Per adempiere ai compiti suindicati i RID richiedono ai dirigenti degli uffici del distretto l’accesso al sistema informatico.
La settima Commissione valuta il mancato adempimento dei compiti sopra indicati ai fini della revoca anticipata del rinnovo dell’incarico di RID.
La settima Commissione Referente del CSM organizza almeno un incontro annuale di studi per i RID, finalizzato alla formazione degli stessi e alla informazione sulle tematiche caratterizzanti la materia mediante lo scambio di esperienze sul territorio. All’incontro annuale possono essere invitati a partecipare anche i Magrif, qualora esigenze di formazione ed informazione e di coordinamento lo richiedano.
Ai fini della preparazione dell’incontro i RID, in collaborazione con i MAGRIF, trasmettono al CSM, entro il 20 dicembre di ogni anno, una relazione nella quale riferiscono dello stato di attuazione dell’informatica giudiziaria nel distretto di appartenenza, esponendo le eventuali criticità incontrate o i vincoli da rimuovere, nonché le esigenze formative in materia informatica, utilizzando il format che sarà pubblicato sul portale di comunicazione.
La STO predispone ogni anno, entro la data prevista per il corso RID e per la sua discussione in quella sede, un documento di sintesi delle relazioni trasmesse dai RID, con eventuali osservazioni e proposte sia con riferimento a situazioni specifiche che in via generale, al fine di monitorare ed individuare la necessità di interventi del CSM, di interlocuzione con il Ministero della Giustizia nell’ambito del relativo Comitato paritetico o con la Scuola Superiore della Magistratura, o di sollecitazione ai dirigenti degli uffici.
All’esito del corso la Settima Commissione Referente, sulla base di una proposta della STO, propone una delibera al plenum avente ad oggetto una sintesi sullo stato dell’informatica giudiziaria nei vari distretti, rappresentando le eventuali richieste da formulare al Ministero della Giustizia nell’ambito del relativo Comitato paritetico, e le esigenze formative dei magistrati da prospettare alla Scuola Superiore della Magistratura in sede di formazione centrale o decentrata per le materie dell’informatica giudiziaria, della statistica e delle buone prassi organizzative.
La delibera è trasmessa alla Scuola Superiore perché, nell’ambito delle proprie competenze, possa organizzare anche con le strutture di formazione decentrata, di concerto con i RID e con i MAGRIF, incontri di studio aventi ad oggetto temi specifici di informatica giudiziaria, statistica, organizzazione e buone prassi.
I RID, in collaborazione con i Magrif, predispongono un progetto informativo distrettuale finalizzato a diffondere le conoscenze in materia di utilizzo degli applicativi ministeriali in uso negli uffici giudiziari. L’U.D.I. sulla base del progetto informativo, richiede alla settima Commissione, le risorse necessarie per la sua realizzazione.
I MAGRIF, sentiti i RID, predispongono documenti di informazione per i magistrati dell’ufficio e per il personale amministrativo sullo stato delle innovazione tecnologica.
Periodicamente la settima Commissione, eventualmente delegando la STO, organizza incontri dei Presidente di Corte di Appello e dei Procuratori Generali sullo stato della innovazione tecnologica nel territorio, con la collaborazione dei RID.
La Settima Commissione del Consiglio favorisce l’organizzazione dei riunioni periodiche tra RID, DGSIA ed altre articolazioni del Ministero della Giustizia per lo scambio di informazione sullo stato della innovazione tecnologica e sui progetti in corso di sviluppo.